CÓMO PARTICIPAR

Para la construcción del catálogo colectivo se requiere que las  unidades de información participantes en el proyecto, aporten aquellos asientos de sus catálogos que tengan como tema Bogotá.

La entidad interesada en participar en el proyecto, debe enviar vía correo electrónico u ordinario, una carta en la que pone de manifiesto su intención de participar en el proyecto, acompañada por el formato diligenciado de datos sobre la unidad de información.

(Descargar formato).

Los registros de los catálogos deben ser enviados semestralmente,  ya sea por correo electrónico o en un CD-ROM. Una vez recibidos, el Archivo de Bogotá publicará los datos, tal y como son recibidos, sin mediar ningún proceso de normalización,  y dará aviso de su publicación a la entidad remitente. Para que la Metabiblioteca se mantenga actualizada, se recomienda aportar los datos por lo menos dos veces al año.

Los registros podrán ser consultados a través de la Web. En el catálogo, el usuario encontrará tanto la descripción de la publicación, como los datos sobre la ubicación de las unidades de información, cuya colección contiene la publicación, así como los requisitos para acceder a sus servicios.

Para tal efecto, el Archivo  desarrollará una aplicación Web que permita la consulta del catálogo desde la siguiente dirección: http://www.bogota.gov.co/metabiblioteca.

Formatos para el intercambio de información

El formato principal para exportar los datos por parte de las unidades de información es el  MARC21. Adicionalmente, se definió un formato alterno,  para que las unidades de información que no cuentan con MARC, puedan participar en el proyecto.

Formato MARC

MARC es un formato normalizado de intercambio internacional de datos legibles por máquina. De acuerdo con este formato se emplean etiquetas o campos y subcampos para una descripción completa derivada de la inspección física de cada documento descrito.

El archivo MARC puede ser guardado como ISO 2709 o como XML: MARCXML. Cada unidad de información debe denominar el archivo con el mismo nombre de la unidad de información y con extensión .mrc en caso de que esté en formato ISO, o .xml en caso de que sea un archivo XML. Este archivo se debe comprimir en formato ZIP y si su tamaño no supera los 10 MB se deberá enviar por correo electrónico a la dirección metabiblioteca@alcaldiabogota.gov.co; cuando el tamaño del archivo comprimido supere los 10 MB se debe guardar en un CD-ROM, y enviarse al Archivo de Bogotá (calle 5 No. 5-75).

Las entidades podrán enviar la descripción completa de las publicaciones referentes a Bogotá, tal como aparecen en sus catálogos, o únicamente los campos solicitados.
(ver Tabla 1 Campos MARC seleccionados)

La tabla siguiente, resume los campos MARC seleccionados que harán parte de la metabiblioteca:

Tabla 1 Campos MARC seleccionados

En caso de que la entidad remitente quiera ofrecer el servicio de textos completos de publicaciones reseñadas, debe incluir en el registro correspondiente la dirección URL, para establecer el vínculo entre el registro y el texto completo que debe estar  alojado en el servidor de la entidad respectiva.

Formato Alterno

Varias unidades de información no cuentan con un software que les permita exportar sus catálogos en formato MARC21; sin embargo, pueden enviar su información en un archivo plano que siga la estructura definida a continuación para cada tipo de colección.

En general, los formatos alternos usan el par de caracteres ~~ (ASCII 126) para separar los campos y en caso de que el campo tenga múltiples valores, se deben separar con dos signos de porcentaje %%. Los registros se separan entre sí mediante un Enter (CR/LF).

Adicionalmente el archivo se debe denominar como la unidad de información correspondiente seguido por la colección y tener como extensión .txt; p. ej.
Archivo_de_Bogotá_libros.txt, Archivo_de_Bogotá_hemeroteca.txt, Archivo_de_Bogotá_kardex.txt, Archivo_de_Bogotá_articulos.txt.

Los archivos se deben comprimir en único archivo en formato ZIP y seguir el mismo protocolo acordado para aquellos que empleen el formato MARC.

Libros, tesis y CDs

Para los libros, tesis y CDs se emplean los campos siguientes: Nivel bibliográfico (identifica el registro: LIBRO, TESIS o CD), ISBN, Idioma, Número de clasificación, Autores (campo de múltiple valor), Título, Forma alterna del título, Pie de imprenta, Descripción física, notas generales (campo de múltiple valor) y Asientos de materias generales (campo de múltiple valor)

Ejemplo:

Tabla 2 Ejemplo de un libro

Publicaciones seriadas

Se utilizan los campos: Nivel bibliográfico (identifica el registro: PUBLICACION SERIADA), ISSN, Idioma, Número de clasificación, Autores (campo de múltiple valor), Título, Pie de imprenta, Descripción física, Notas generales (campo de múltiple valor), Asientos de materias generales (campo de múltiple valor).

Ejemplo:

Tabla 3 Ejemplo de una publicación seriada

Kárdex

Se usan los campos: Nivel bibliográfico (identifica el registro: KARDEX), Topográfico (corresponde al número topográfico de la publicación), Año, Volumen, Número.
Ejemplo:

Tabla 4 Ejemplo de kárdex

Analíticas de publicaciones seriadas

Fueron seleccionados los campos: Nivel bibliográfico (identifica el registro: ANALITICA), Idioma, Número de clasificación, Autores (campo de múltiple valor), Título, Título del documento anfitrión, Resumen, Fecha, Volumen, Número, Páginas, Año, Asientos de materias generales (campo de múltiple valor), URL

Ejemplo:

Tabla 5 Ejemplo de publicación seriada